Wprowadzenie.

Moduł Elektroniczna Karta Pracy (EKP) jest funkcjonalnym dopełnieniem modułu KADRY i PŁACE zintegrowanego systemu INFRA wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem. Jego wykorzystanie odbywa się w każdym z działów przedsiębiorstwa w celu bieżącej i systematycznej ewidencji i kontroli czasu pracy pracowników. Zawarte w programie funkcje planowania czasu pracy informują operatora o obowiązującym każdego pracownika czasie pracy każdego dnia generując gotowe zapisy o czasie pracy. Poza czasem pracy wynikającym z harmonogramu pracy operator rejestruje czas dodatkowo przepracowany w godzinach nadliczbowych
Czas pracy może być rejestrowany z dokładnością do minut, w odniesieniu do zleceń lub stanowisk kosztów, wykonywanych czynności lub maszyn.
Zebrane w tym module dane są widoczne przez moduł KADRY na bieżąco we wszystkich funkcjach analitycznych oraz przez moduł PŁACE w procesie przygotowania listy płac. Dane o strukturze czasu przepracowanego wg zleceń lub stanowisk kosztów służą do przygotowania rozdzielnika kosztów płac.
Poza ewidencją czasu przepracowanego w module EKP odbywa się także ewidencja nieobecności i przerw w pracy w zakresie dozwolonym przez dział Kadr.
Ponadto moduł EKP umożliwia bieżącą kontrolę wykorzystania limitów godzin nadliczbowych oraz bilans godzin nadliczbowych w zamian za udzielony czas wolny.

Diagram kontekstowy modułu EKP.

Zakres funkcjonalny EKP.

Planowanie czasu pracy.

• Przypisywanie pracowników do kalendarza i rozkładu czasu pracy od podanego dnia
• Ustalanie indywidualnych harmonogramów pracy dla systemów czterobrygadowych, ruchu ciągłego, kierowców.

Planowanie organizacji pracy.

• Definiowanie grup roboczych - charakterystyka grupy
• Określanie składu grupy roboczej
• Określanie uprawnień operatora do grup roboczych

Elektroniczna karta pracy

• Sprawdzenie listy obecności
• Rejestracja nieobecności i przerw w pracy
• Ewidencja godzin nadliczbowych płatnych i "za wolne"
• Opisywanie czasu pracy : zlecenia, stanowiska kosztów, czynności.
• Weryfikacja zapisów, informacje o błędach i brakach w danych
• Zatwierdzanie kart pracy blokujące zapisy przed przypadkowymi zmianami
• Wydruki kart pracy

Premia

• Funkcja wspomagająca podział premii pomiędzy pracowników
• Wydruk przydzielonej premii
• Przygotowanie danych o premii dla modułu PŁACE

Dyżury domowe

• Przygotowanie grafika dyżurów
• Wydruk grafika dyżurów
• Przygotowanie danych o dyżurach dla modułu PŁACE

Wydawnictwa

• Zestawienia godzin nadliczbowych płatnych i "za wolne" wg struktury organizacyjnej
• Zestawienia wykorzystania godzin nadliczbowych płatnych z kontrolą przekroczenia podanego limitu.
• Bilans godzin nadliczbowych "za czas wolny" i odebranego czasu wolnego za dowolny okres z uwzględnieniem bilansu otwarcia.
• Zestawienia godzin pracy wg zleceń.
• Szczegółowa karta dziennej ewidencji czasu pracy za m-c

Elementy ewidencji czasu pracy.

Czas pracy rejestrowany w module EKP podlega rozróżnieniu na:

• przepracowany zgodnie z harmonogramem w nominalnym czasie pracy. Czas ten jest generowany automatycznie na podstawie planu pracy i zmniejszany o czas nieobecności.
• przepracowany w godzinach nadliczbowych płatnych. Dane wprowadza operator w komórce organizacyjnej na podstawie dokumentu polecenia pracy
• przepracowany w godzinach nadliczbowych w zamian za czas wolny. Dane wprowadza operator w komórce organizacyjnej na podstawie polecenia pracy.

Rejestrując czas pracy podaje się następujące informacje:

• godziny pracy od - do (możliwa dokładność co do minuty)
• wykonywana czynność (lub maszyna)
• godziny szkodliwe wg kategorii
• godziny niebezpieczne
• stanowisko kosztów
• zlecenie

Godziny 2 i 3 zmiany są wnioskowane na podstawie podanych godzin pracy oraz planu pracy zmianowej.
Błędnie wprowadzone dane można korygować a brakujące dane uzupełnić w dowolnym czasie najpóźniej w ostatnim dniu kalendarzowym miesiąca.

Korzyści zastosowania modułu EKP.

• Szczegółowa wielokryterialna ewidencja struktury czasu pracy.
• Zgodność ewidencji czasu pracy z warunkami umowy o pracę i planem pracy
• Bieżąca korekta czasu pracy o nieobecności ( w chwili zarejestrowania)
• Uzyskanie aktualnej informacji o wykorzystaniu godzin nadliczbowych (w chwili zarejestrowania)
• Bieżące bilansowanie godzin odpracowanych i wybranego czasu wolnego (w chwili zarejestrowania) z uwzględnieniem bilansu otwarcia z poprzedniego roku.
• Wspomaganie operatora poprzez automatyczną weryfikację kart pracy
• Skrócenie czasu przygotowania dokumentów dla działu Płac (weryfikacja i wydruk kart pracy)
• Automatyczne wczytanie godzin pracy do listy płac.
• Utrata znaczenia ilości zleceń i stanowisk kosztów przypadających na jednego pracownika dla procesu wprowadzenia danych
• Wykorzystanie godzin do rozdzielnika kosztów.
• Wyeliminowanie zatorów czasowych poprzez systematyczną codzienną ewidencję danych równocześnie w każdej komórce organizacyjnej.

Wyeliminowanie nadużyć w ewidencji czasu pracy dzięki wykorzystaniu baz danych modułu KADRY. Czas pracy jest możliwy do wprowadzenia tylko przy istnieniu ważnej umowy o pracę i tylko przez uprawnionego operatora