Ogólny opis i zakres działania podsystemu.

Podsystem służy do ewidencji obrotu i stanu środków trwałych w ujęciu obiektowym, oraz wartościowym odnośnie wartości początkowej środka trwałego, jego umorzenia oraz amortyzacji.
W ujęciu podmiotowym podsystem grupuje dane związane z przedmiotem ewidencji w układzie:

• przedsiębiorstwo,
• zakłady w ramach przedsiębiorstwa,
• materialnie odpowiedzialny w ramach zakładu.

Dodatkowo dane dotyczące kosztów amortyzacji można grupować na miejsca powstawania kosztów w poszczególnych komórkach organizacyjnych.
Podsystem pracuje w cyklu jednorocznym udostępniając dane roku bieżącego, oraz dane narastające (umorzenia) z lat poprzednich. Okresem obrotowym są miesiące i rok.
Podsystem liczy umorzenie i amortyzację metodą liniową. Przy czym wielkość tych odpisów może być obliczana za pomocą stopy umorzenia (amortyzacji) lub poprzez podanie wyraźnej stawki kwotowej amortyzacji miesięcznej.
Umożliwia też stosowanie współczynników zwiększających odpisy z tyt. pracy środka trwałego w warunkach obiegających od przeciętnych.
Podsystem nie rozróżnia środków trwałych tzw. trwale nieczynnych lub pracujących sezonowo.
Istnieje integracja z podsystemem informatycznym finansowo-księgowym w zakresie dekretacji i księgowania rozdzielnika kosztów amortyzacji na miejsca ich powstawania.
Podsystem opracowany został zgodnie z zasadami zawartymi w aktualnej Ustawie o Rachunkowości oraz Rozporządzeniem Ministra Finansów w zakresie środków trwałych. Uwzględnia również aktualne przepisy podatkowe stosując odpowiednie limity amortyzacji odpisywanej w koszty w przypadku środków trwałych przecenionych w dniu 01.01.1995 r..
Podsystem wyposażony jest w mechanizm pomocy, tzw. help kontekstowy i ogólny. Otwarty jest na integrację z systemami informatycznymi innych firm.

Księgowanie obrotów.

Przychody środków trwałych ewidencjonuje się poprzez dopisanie nowego środka trwałego do kartoteki podstawowej środków trwałych oraz do kartoteki opisowej.
W trakcie dopisania definiuje się wszystkie cechy tego środka trwałego łącznie z jego wartością początkową i umorzeniem w momencie przychodu oraz dane dotyczące dokumentu przychodowego (nr dowodu, symbol i miesiąc przychodu). W przypadku rozchodu środka trwałego w kartotece podstawowej środka rozchodowywanego dokonuje się wprowadzenia cech dowodu rozchodu, kierunku rozchodu i miesiąca rozchodu. Pozostałe operacje dokonuje podsystem.
Podsystem posiada funkcję automatycznych przerzutów środków trwałych między zakładami wchodzącymi w skład przedsiębiorstwa. Podsystem posiada funkcję scalania kilku środków trwałych w całość lub rozdzielania środka trwałego na kilka obiektów.
Dane z dokumentów źródłowych mogą być wprowadzane do podsystemu przez wielu operatorów, zgodnie z przydzielonymi im uprawnieniami. W czasie wprowadzania danych podsystem dokonuje ścisłej kontroli ich poprawności. Zadysponowane dokumenty można modyfikować w sposób dowolny. Po modyfikacji wpływającej na stan umorzeń podsystem wymaga ponownego naliczenia tych umorzeń i amortyzacji.

Obliczanie umorzeń i amortyzacji.

Procedura ta dokonuje obliczania umorzeń i amortyzacji oraz rozdzielnika kosztów na miejsca ich powstawania. Obliczenia dokonywane są zawsze dla wszystkich środków trwałych i zawsze ponownie dla wszystkich miesięcy bieżącego roku obrotowego. Obliczenia dokonywane są zawsze wg aktualnych parametrów środka trwałego (%umorzenia, miesiące przychodu, rozchodu, współczynnik trudności, limity amortyzacji itd.). Zatem każda zmiana parametrów powoduje ewentualną zmianę wysokości umorzenia i amortyzacji za miesiące obrotowe: poprzednie, bieżący i następne. Korekt z tego tytułu w systemie finansowo-księgowym dokonuje się poprzez zaksięgowanie różnicy w bieżącym miesiącu obrotowym. Procedura obliczania umorzeń i amortyzacji może być uruchamiana wielokrotnie.

Wydawnictwa wynikowe.

Moduł ten zawiera funkcje realizujące wydawnictwa wynikowe ukierunkowane głównie dla służby finansowo-księgowej i użytkowników obsługujących podsystem. W module tym funkcje zgrupowano następująco:

• Monitor - funkcję przeglądające zbiory słownikowe podsystemu,
• Wydruki kontrolne - funkcje drukujące zbiory słownikowe podsystemu,
• Wydawnictwa wynikowe - funkcje drukujące wydawnictwa z danymi podsystemu. Są to wydawnictwa prezentujące dane podstawowych urządzeń księgowych prowadzonych przez podsystem, m.in.:
  • zestawienie obrotów i stanów wartości początkowej i umorzeń środków trwałych (ze specyfikacją bilansu otwarcia),
  • kartoteka opisowa,
  • rozdzielnik kosztów amortyzacji,
  • zestawienie naliczonej amortyzacji w poszczególnych miesiącach roku obrotowego,
  • zestawienie środków trwałych wg materialnie odpowiedzialnych,
  • plany amortyzacji,

Wszystkie wydawnictwa można kierować na drukarkę, na ekran (z możliwością wyrafinowanego przeglądania) lub do pliku tekstowego na wybrane urządzenie.
. Wydawnictwa można uzyskiwać w dowolnym czasie i za dowolne okresy obrotowe w ramach prowadzonego przez podsystem cyklu. Można też tworzyć i przeglądać wydawnictwa archiwalne za dowolne okresy sprzed aktualnego cyklu.

Obsługa zbiorów słownikowych.

W module tym zawarto funkcje obsługujące wszystkie zbiory słownikowe podsystemu. Obsługa polega na dopisaniu nowych danych do słowników, ich modyfikacji, usuwaniu lub wydruku / przeglądaniu. Funkcje te zawierają algorytmy kontrolujące modyfikowane dane słownikowe, celem zapewnienia ich spójności i właściwych relacji. Ze zbiorów słownikowych korzysta help kontekstowy i ogólny podsystemu. Podstawowymi zbiorami słownikowymi są m.in.:

• Słownik grup, podgrup i rodzajów środków trwałych oraz ich dalszych szczebli podziału wg klasyfikacji GUS.
• Tabela stóp procentowych przypisanych do rodzajów środków trwałych.
• Słownik operacji przychodów i rozchodów,
• Słownik kont księgowych miejsc powstawania kosztów amortyzacji,
• Słownik materialnie odpowiedzialnych,
• Słownik zakładów.

Zamknięcia okresów obrotowych.

Podsystem nie wymaga zamykania miesięcy obrotowych. Wymaga natomiast zamykania roku obrotowego. Zamknięcie roku polega na przekształceniu bilansu zamknięcia w bilans otwarcia. Bilans zamknięcia przekształcany jest automatycznie w bilans otwarcia.

Inwentaryzacja.

Zgrupowano tu funkcje związane z procesem inwentaryzacji, m.in.:

• tworzenie arkuszy spisowych,
• aktualizacji arkuszy,
• wydawnictwa związane z inwentaryzacją,
• usuwanie arkuszy

Arkusze spisowe można tworzyć i rozliczać wg materialnie odpowiedzialnych. Podsystem drukuje gotowe arkusze spisowe dla komisji inwentaryzacyjnej.

Przecena środków trwałych.

Podsystem zawiera procedury niezbędne do dokonania automatycznej przeceny środków trwałych wg stany prawnego na dzień 01.01.1995 r. Zawiera również procedurę umożliwiającą przecenę dokonywaną w sposób decyzyjny, tzn. umożliwiającą wprowadzenie do podsystemu wyliczonych wcześniej przez użytkownika wartości początkowych i umorzeń środków trwałych po przecenie. Moduł zawiera wydruk zestawienia środków trwałych z ich wartościami przed przeceną, po przecenie oraz różnicą i współczynnikami przeceny. Przecenę automatyczną lub decyzyjną można uruchamiać wielokrotnie.

Sprawozdawczość

Podsystem dokonuje stosownych obliczeń i drukuje sprawozdania wymagane przez GUS w zakresie ewidencjonowanych danych. W związku z tym, że sprawozdanie w tym zakresie ulega co roku zmianie, ZUI "INFRA" dostarcza na bieżąco nowy program realizujący tę funkcję.