Ogólny opis i zakres działania podsystemu.

Podsystem służy do ewidencji stanów i obrotów wyposażeniem w użytkowaniu, dla których prowadzi się kartoteki ilościowo-wartościowe lub tylko ilościowe. W ujęciu podmiotowym podsystem grupuje dane związane z przedmiotem ewidencji w układzie:

• przedsiębiorstwo,
• zakłady w ramach przedsiębiorstwa,
• stanowiska kosztów w ramach zakładu,
• materialnie odpowiedzialni w ramach stanowisk kosztów.

Podsystem pracuje w cyklu wieloletnim udostępniając dane roku bieżącego i większość danych z lat ubiegłych. Okresem obrotowym są miesiące i rok.
Podsystem umożliwia pracę w czasie rzeczywistym lub metodą wsadową. Wycena ewidencjonowanych zapasów i obrotów możliwa jest wg następujących metod:

• rzeczywiste ceny zakupu,
• ceny średnio-ważone,
• ceny średnio-ważone narastające,
• ceny ewidencyjne,
• bez ceny (dla ewidencji tylko ilościowej).

Możliwa jest ewidencja pojedynczego asortymentu wg trzech jednostek miary równocześnie, za pomocą odpowiednio zdefiniowanych przeliczników.
Symbolika asortymentów może być oparta o SWW, KTM, CPA, HS/CN lub własną systematykę opracowaną przez użytkownika.
Podsystem zintegrowany jest z innymi podsystemami informatycznymi:

• finansowo-księgowym,
• gospodarki materiałowej w zakresie symboliki asortymentów, dokumentów źródłowych, materialnie odpowiedzialnych itp. oraz automatycznego księgowania dokumentów wystawionych na okoliczność przekazania wyposażenia ze składu magazynowego do bezpośredniego użytkowania przez materialnie odpowiedzialnych i odwrotnie.

Podsystem opracowany został zgodnie z zasadami aktualnej Ustawie o Rachunkowości. Wyposażony jest w bardzo rozbudowany mechanizm pomocy, tzw. help kontekstowy i ogólny. Otwarty jest na integrację z systemami informatycznymi innych firm.

Dysponowanie dokumentów

Wszystkie dokumenty wprowadzane do podsystemu wprowadzane są najpierw do kartoteki dyspozycyjnej. W kartotece tej mogą być dowolnie modyfikowane do chwili zaksięgowania ich na kartoteki magazynowe ilościowo-wartościowe.
Podsystem rejestruje i prezentuje on line aktualny stan dyspozycyjny zapasu na każdej kartotece asortymentowej uwzględniając operacje zadysponowane na wszystkich stacjach roboczych.
Dane z dokumentów źródłowych mogą być wprowadzane do systemu przez wielu operatorów, zgodnie z przydzielonymi im uprawnieniami do uruchamiania poszczególnych funkcji systemu. Każdy operator ma przydzielony identyfikator i hasło. Wszystkie operacje wprowadzone przez operatora oznaczone są jego identyfikatorem.
W czasie dysponowania dokumentów źródłowych, można generować ich wydruki w formie spełniającej wymogi ustawy o rachunkowości, co zwalnia użytkownika od obowiązku ręcznego ich wypełniania.
Dokumenty źródłowe można wprowadzać zarówno do bieżącego miesiąca obrotowego, jak też do miesięcy następnych. To samo dotyczy przełomu roku obrotowego W procesie dysponowania dokumentu podsystem dokonuje ścisłej kontroli poprawności danych w nim zawartych. Zadysponowane dokumenty można modyfikować w sposób dowolny do chwili przekazania ich z kartoteki dyspozycyjnej do kartoteki magazynowej. Podsystem wyposażony jest w wiele funkcji automatycznego dysponowania dokumentów, np. przesunięć między materialnie odpowiedzialnymi, przesunięć pomiędzy kartoteką wyposażenia a kartoteką magazynową.
W czasie dysponowania można przywołać wiele funkcji pomocniczych, np. aktualizację słowników, grup i rodzajów asortymentów, kartotek wyposażenia, itd.

Księgowanie zadysponowanych dokumentów .

Księgowanie dokumentów wprowadzonych do podsystemu (zadysponowanych) przebiega w trzech fazach:

• a) potwierdzanie realizacji zadysponowanych dokumentów,
• b) przeksięgowanie z kartoteki dyspozycyjnej do właściwych urządzeń księgowych prowadzonych przez podsystem, m.in.:
  • dziennik główny,
  • kartoteka wyposażenia ilościowo-wartościowa,
  • zestawienie obrotów i stanów wyposażenia w użytkowaniu.

Dokument raz wprowadzony do podsystemu obsługuje wszystkie urządzenia księgowe. Po zaksięgowaniu dokumentów źródłowych, błędne zapisy mogą być modyfikowane jedynie za pomocą dokumentów korygujących (zgodnie z ustawą o rachunkowości).

Wydruki księgowe.

Moduł ten zawiera funkcje realizujące wydawnictwa wynikowe ukierunkowane głównie dla służb finansowo-księgowych. Są to wydawnictwa prezentujące dane podstawowych urządzeń księgowych prowadzonych przez podsystem, m.in.:

• dziennik główny i dzienniki cząstkowe,
• zestawienie obrotów i stanów (ze specyfikacją bilansu otwarcia),
• kartoteka wyposażenia (ilościowo-wartościowa),

Wszystkie wydawnictwa można kierować na drukarkę, na ekran (z możliwością wyrafinowanego przeglądania) lub do pliku tekstowego na wybrane urządzenie. Wydawnictwa zawierają wszystkie niezbędne elementy wymagane przez ustawę o rachunkowości, np. stronicowanie, odpowiednie oznaczenia, przenoszenia sum między stronami, itd.
Wydawnictwa można uzyskiwać w dowolnym czasie i za dowolne okresy obrotowe w ramach prowadzonego przez podsystem cyklu dwuletniego. Można też tworzyć i przeglądać wydawnictwa archiwalne za dowolne okresy sprzed aktualnego cyklu.

Obsługa zbiorów słownikowych.

W module tym zawarto funkcje obsługujące wszystkie zbiory słownikowe podsystemu. Obsługa polega na dopisaniu nowych danych do słowników, ich modyfikacji, usuwaniu lub wydruku / przeglądaniu. Funkcje te zawierają algorytmy kontrolujące modyfikowane dane słownikowe, celem zapewnienia ich spójności i właściwych relacji. Wszystkie funkcje obsługujące zbiory słownikowe dostępne są również z poziomu funkcji wchodzących w skład innych modułów podsystemu. Np. w czasie dysponowania dokumentu źródłowego można dopisywać lub aktualizować; indeks asortymentowy, konto księgowe, kontrahenta czy nawet nowego materialnie odpowiedzialnego itd.
Ze zbiorów słownikowych korzysta help kontekstowy i ogólny podsystemu.

Zamknięcia okresów obrotowych.

Podsystem wymaga zamykania okresów obrotowych, tj. miesięcy i roku. Funkcje zamykania okresów obrotowych zapewniają zachowanie zasady ciągłości bilansowej ewidencjonowanych przedmiotów dla każdego podmiotu, dla którego prowadzona jest ta ewidencja. Bilans zamknięcia przekształcany jest automatycznie w bilans otwarcia. Podsystem blokuje możliwość dysponowania dokumentów źródłowych do zamkniętych okresów obrotowych. Pozwala natomiast dysponować do następnych okresów.

Inwentaryzacja.

Zgrupowano tu funkcje związane z procesem inwentaryzacji, m.in.:

• tworzenie arkuszy spisowych,
• aktualizacji arkuszy,
• wydawnictwa związane z inwentaryzacją,
• automatyczne księgowanie różnic inwentaryzacyjnych na kartoteki wyposażenia poprzez kartotekę dyspozycyjną.

Arkusze spisowe można uporządkować wg; grup, symboli lub nazw asortymentów. Ułatwia to znakomicie prace komisji inwentaryzacyjnej i komórce rozliczającej wyniki inwentaryzacji. Podsystem umożliwia również przeprowadzenie inwentaryzacji wyrywkowej. Arkusze i pozycje arkuszy są numerowane przez podsystem. Numeracja ta służy do odwoływania się do poszczególnych pozycji w procesie aktualizacji i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych. Z procesu inwentaryzacji podsystem sporządza polecenie księgowania.

Analizy

Podsystem analizuje gospodarkę wyposażeniem w sposób wieloprzekrojowy. Analiza dokonywana jest w czasie i przestrzeni. Z przykładowych analiz warto wymienić:

• analiza syntetyczna lub analityczna obrotu dla wybranego rodzaju lub wszystkich asortymentów,
• analiza obrotu poszczególnymi dokumentami źródłowymi lub ich grupami.