Bieżąca obsługa klienta

Funkcja ta realizuje podstawowe zadanie modułu , którym jest wystawianie dokumentów typu "kasa przyjmie" i "kasa wypłaci" w czasie rzeczywistym, bezpośrednio dla klienta. Wystawiając dokument dla przeprowadzanej operacji wpłaty lub wypłaty, kasjer podaje m.in. dane klienta, treść operacji, kwotę operacji, rodzaj dokumentu .
W celu ułatwienia pracy i skrócenia czasu obsługi klienta, kasjer dysponuje przygotowanym wcześniej zestawem możliwych rodzajów dokumentów kasowych. Wystawiony dokument na bieżąco aktualizuje stan gotówki w kasie. Kasjer jest więc zorientowany czy może przeprowadzić kolejną operację dla kolejnego klienta.
Dane klientów mogą być pobierane z wielu baz klientów przewidzianych przez system finansowo-księgowy lub wprowadzane z klawiatury poza tymi bazami.
System nie wymaga aby kasjer był zorientowany w sposobie księgowej dekretacji dokumentów , choć to podczas jego pracy przebiega analiza księgowa dokumentu i decyduje się sposób dekretacji. Jednak dzieje się to bez ingerencji kasjera.
Możliwe jest prowadzenie wielu oddzielnych stanowisk kasowych.
Moduł nie może pracować samodzielnie bez połączenia z głównym systemem finansowo-księgowym.

Sporządzanie raportów kasowych

Wszystkie wystawione dokumenty kasowe z danej kasy są zapisywane na bieżąco na raport kasowy z danego dnia. Rozróżniamy raport "otwarty" czyli taki, do którego można dopisywać dokumenty i raport "zamknięty" . Raport zamknięty tworzy stan początkowy dla następnego raportu. Bieżący raport "otwarty" można w każdej chwili obejrzeć, wydrukować, sprawdzić. Sporządzenie raportu polega już tylko na obliczeniu salda końcowego kasy i zmianie statusu raportu na "zamknięty".

Dekretacja dokumentów kasowych

Dekretacja dokumentów przebiega wg dwóch scenariuszy . Pierwszy to dekretacja automatyczna, drugi - dekretacja ręczna. Przy dobrze zbudowanym planie kont i odpowiednio przygotowanym zestawie rodzajów dokumentów kasowych można zadekretować automatycznie 90% dokumentów. Pozostałe operacje trzeba obsłużyć ręcznie. Księgowy ma do wglądu raport kasowy wraz z dokumentami i powstałymi dekretami, dzięki czemu łatwo orientuje się, które dokumenty "czekają" na jego akcję. Wystarczy tylko wpisać konto i stronę księgowania i dekret gotowy. Można także dopisać inne dekrety poszerzając w ten sposób zakres księgowań.

Wydawnictwa

Przydatne zbiorcze zestawienie obrotów kasy za miesiąc, w oparciu o dzienne raporty. Ponadto są tu pomocnicze wydruki dokumentów wg wybranych kryteriów

Generator automatycznych dekretów

Umożliwia zbudowanie schematów dekretacji dla poszczególnych rodzajów dokumentów kasowych. Schemat zawiera zapisy informujące o kontach księgowych, stronie księgowania oraz obiekcie księgowania. Obiektem księgowania może być kwota całego dokumentu, kwota pozycji dokumentu lub inna dowolna podana z klawiatury przez księgowego. Może także zawierać typowe opisy / komentarze do dekretu. Zbudowane schematy księgowania skojarzone z dokumentami kasy tworzą narzędzie, które generuje dekrety podczas przebiegu funkcji "Zamknięcie raportu". Można także zbudować uzupełniające schematy do dekretowania faktur VAT i rachunków uproszczonych, na podstawie których wystawiono dowody wpłaty lub wypłaty. W łatwy i prosty sposób można zaksięgować kwoty netto i podatku Vat z faktury.

Obsługa zbiorów słownikowych

Bez nich praca byłaby bardzo trudna i czasochłonna, a poza tym obciążająca pamięć. Zawierają następujące dane:

• Słowniki kontrahentów - dane adresowe i wiele innych
• Słownik kasjerów - wykaz osób uprawnionych do pracy w kasie
• Słownik dokumentów - charakterystykę dokumentów, schemat dekretacji
• Plan kont
• Tytuły operacji - najczęściej używane tytuły operacji pisane na dokumentach

Dane zawarte w tych zbiorach są dostępne ciągle podczas pracy kasjera lub księgowego i mogą być na bieżąco aktualizowane i uzupełniane.

Zamknięcie roku

Bazy danych związanych z wszystkimi stanowiskami kasowymi prowadzone są dla roku obrachunkowego. Zamknięcie roku ustala saldo końcowe kasy i blokuje funkcje wystawiania dokumentów . Praca w nowym roku odbywa na bieżąco bez względu na to czy rok poprzedni jest zamknięty.