Moduł KADRY

Moduł KADRY jest przeznaczony przede wszystkim jako narzędzie pracy dla działu kadrowego Został wyposażony w funkcje które polegają na rejestracji zdarzeń dotyczących pracowników. Są to na przykład funkcje pozwalające zawrzeć umowę o racę, zmienić warunki zatrudnienia, zarejestrować absencję itp. W module tym można rejestrować dane także osób obcych np. dane kandydatów do pracy bez obowiązku zawierania z nimi umowy o pracę.
Poniżej przedstawiamy pokrótce podstawowe opcje systemu.

Informacje o pracownikach

Kartoteka pracowników zawiera dane z kwestionariusza osobowego i innych dokumentów dostarczonych przez pracownika, jak : okresy zatrudnienia, ukończone kursy , dane rodzinne, wykształcenie , uprawnienia urlopowe. Prostota obsługi kartoteki ułatwia bieżące wprowadzanie wszelkich zmian. Bogaty zestaw podpowiedzi przyspiesza pracę. Z danych tych korzysta bezpośrednio podsystem "Płace"

Rejestracja absencji

Służy do bieżącej rejestracji wszelkiego rodzaju nieobecności w zakładzie pracy. Kontroluje przekroczenie dozwolonych limitów nieobecności z powodu choroby, urlopu wypoczynkowego i każdej innej nieobecności, dla której zostanie określony limit. Dane mogą być przekazane do podsystemu "Płace"

Warunki zatrudnienia

Określane tu są warunki umowy o pracę jak: miejsce zatrudnienia, stanowisko pracy, wymiar etatu, rodzaj umowy o pracę i termin trwania oraz składniki płacowe. Może być obliczany staż pracy wg warunków określonych przez użytkownika. Gromadzona w ten sposób historia pracy umożliwia sporządzanie wielu użytecznych list zatrudnionych i zestawień statystycznych. Dane mogą być przekazane do podsystemu "Płace"

Wydawnictwa bieżące, raporty

Użytkownik ma do wykorzystania w bieżącej pracy wiele użytecznych wydawnictw, np.

• wykazy wybranych absencji za dowolne okresy,
• zestawienia urlopów,
• listy pracowników zatrudnionych, zwolnionych za dowolne okresy,
• wykazy osób, którym kończy się umowa o pracę

i wiele innych, dzięki którym może organizować sobie plan pracy

Statystyki

Można otrzymać zestawienia ilościowe w osobach lub etatach , w podziale na pełno- i niepełnozatrudnionych. Dotyczą one stanu zatrudnienia na wybrany dzień, oraz średniego stanu zatrudnienia. Wiele wariantów wyboru klucza sumowania np. wg struktury organizacyjnej, systemów zatrudnienia, grup zatrudnienia, zawodów itp.

Dokumenty i pisma

Użytkownik ma do dyspozycji prosty edytor tekstowy, za którego pomocą przygotowuje podstawowe dokumenty dla pracownika: umowę o pracę, angaże, świadectwa pracy, zaświadczenia. Wszystkie dokumenty są wypełniane danymi z kartoteki pracownika. Opracowane wg najnowszej nowelizacji KODEKSU PRACY .

Obsługa zbiorów słownikowych

Są to bardzo użyteczne zbiory zawierające zestawy skodyfikowanych i usystematy- zowanych haseł , nazw i pojęć. Dzięki nim bieżąca praca jest prostsza i dokładna.

Obsługa rejestratora czasu pracy

Program może przejmować dane z elektronicznego rejestratora czasu pracy (modele RCP 2000 firmy HSK DATA) i łączyć je z bazą absencji. Powstaje w ten sposób karta ewidencji czasu pracy pracownika. Można także uzyskać dzienne raporty obecności i nieobecności pracowników w zakładzie pracy. Ułatwia kontrolę dyscypliny pracy oraz zaspokaja wymagania dotyczące sposobu ewidencji czasu pracy.

Moduł PŁACE

Moduł ten jest zintegrowany z modułem KADRY, opiera się na danych tam wprowadzanych. Służy jako narzędzie pomocne do przygotowania wypłat, oraz do gromadzenia danych o wynagrodzeniach i dochodach pracowników.
Poniżej przedstawiamy pokrótce podstawowe opcje systemu.

Przygotowanie list płac

Jest to główna funkcja systemu, poprzez którą odbywa się gromadzenie danych w systemie. Poza pewnymi wyjątkami wszystkie składniki wynagrodzeń, które trafią na odpowiednie kartoteki, muszą być wprowadzone przez listę płac. Proces przygotowania listy płac podzielony jest na kilka etapów. Znaczna ilość danych pochodzi z podsystemu "KADRY" i obróbka tych danych jest natychmiastowa, pozostałe wprowadza się z klawiatury jako dane zmienne. Można zastosować algorytmy obliczeniowe do wielu składników płac, np. stażu, wynagrodzeń za godziny nadliczbowe, dodatków szkodliwych, urlopów, zasiłków chorobowych . System posiada mechanizmy do korekty wskazanych składników wynagrodzeń o absencje, oblicza zaliczki na podatek dochodowy. Istnieje wiele wariantów prezentacji list płac.

Kartoteki pomocnicze

Kartoteki pożyczek . Prowadzi się je w celu umożliwienia kontroli nad potrąceniami spłacanych rat, które pojawiają się automatycznie na jednej z list płac. Składniki stałe . Jest to zestaw wybranych składników o charakterze stałym. Pojawiają się co miesiąc automatycznie na jednej z list płac.

Kartoteki zarobkowe

Gromadzą składniki wynagrodzeń pracowników z list płac za rok obrachunkowy. Na bazie tej kartoteki możliwe są obliczenia średnich wynagrodzeń do urlopów i chorobowych. Można z niej uzyskać dane o wypłaconych wynagrodzeniach za dowolny okres w roku obrachunkowym.

Kartoteki podatkowe

Gromadzą dane o przychodach pracowników i potrąconych zaliczkach na podatek dochodowy. Jest bazą do wydruku deklaracji podatkowych. Daje bieżącą informację o poziomie dochodów.

Kartoteki zasiłkowe

Kartoteka zawiera informacje o okresach nieobecności z tyt. choroby i macierzyństwa (pochodzą z podsystemu "KADRY") oraz sposobie obliczenia zasiłku. Pomaga w prowadzeniu potrzebnej ewidencji dla ZUS. Zasiłki chorobowe obliczane są automatycznie zgodnie ze zdefiniowanymi algorytmami. Powstałe naliczenie może być dowolnie skorygowane przez użytkownika w sytuacjach nietypowych, ponieważ nie wszystkie przypadki dopuszczone przez Ustawę zostały ujęte w algorytmach.

Miesięczne zestawienia płac

Zestawienie funduszu płac. Zestawienie służy do uzgodnienia funduszu płac za miesiąc obrachunkowy oraz sporządzenia polecenia księgowania dla służb finansowo-księgowych. Zestawienie składek ZUS. Zestawia wszystkie listy płac z miesiąca , ustala postawę składek i oblicza składki wg stawek. Zestawienia wybranych składników. Zestawienia na życzenie , wybranych składników płac definiowane przez użytkownika. Zestawienie wypłaconych zasiłków chorobowych. Przeznaczone jako dokumentacja dla ZUS . Zestawienie zasiłków rodzinnych. Rozdzielnik kosztów. Podsystem uwzględnia przyporządkowanie każdego pracownika do określonego stanowiska kosztów, na które odnosi z kolei wszystkie wypłacone mu składniki wynagrodzeń. Rozdzielnik kosztów zawiera sumy wynagrodzeń na poszczególnych stanowiskach kosztów i jest księgowany automatycznie do modułu INFRA-FK.

Deklaracje podatkowe

Podsystem drukuje wypełnione formularze podatkowe dla Urzędu Skarbowego: PIT-4, PIT-11, PIT-40. Programem drukującym formularze PIT jest program autorstwa firmy IPS specjalizującej się w tym zagadnieniu. Nasz zakład ma podpisaną umowę o współpracy z firmą IPS i dostarcza oprogramowanie do wydruku formularzy jako część naszej aplikacji.

Obsługa słowników

Najważniejszym słownikiem jest Słownik składników płac. Każdy składnik ma tu swój szczegółowy opis wraz z algorytmem obliczania. Istotny jest także Słownik systemów płacy, który kojarzy pracownika z tabelą czasu pracy i kalendarzem, a dzięki temu możliwe jest przeliczanie wynagrodzeń stosownie do zarejestrowanych absencji. Do ciekawych rozwiązań należy Słownik kluczy wyboru, który umożliwia użytkownikowi precyzyjne określenie roli każdego składnika obliczeniowego pod kątem:

• funduszu płac
• algorytmów obliczeniowych

Ponadto Słownik rodzajów przychodów dzieli składniki pod względem przuchodu do opodatkowania.

Program Płatnika

Program nasz współpracuje z Programem Płatnika w zakresie przekazywania danych do formularzy: ZUS ZUA, ZUS ZWUA, ZUS ZCZA, ZUS RSA, ZUS RCA i ZUS RNA. Program uwzględnia najnowsze przepisy zobowiązujące płatników do rozliczania składek za osoby przebywające na urlopach wychowawczych i macierzyńskich.

Umowy cywilno-prawne

Możliwe jest zawieranie umów-zleceń i o dzieło z pracownikami i osobami obcymi. Dane z wypłat z tych umów zasilają kartoteki podatkowe i ZUS

Schemat funkcjonalny

Na powyższym schemacie jest widoczne, że dział Płac jest bezpośrednim "konsumentem" danych wprowadzanych przez dział kadr. Przesyłanie danych w odwrotną stronę jest tylko w niewielkim zakresie i dotyczy danych adresowych pracownika wykorzystywanych w formularzach PIT.
Ze względów potrzeby zachowania tajności danych osobowych, nie jest możliwe wykorzystywanie danych kadrowo-płacowych przez inne komórki wprost, lecz jedynie w postaci przetworzonej w formie specjalizowanych wydawnictw.