OPIS SYSTEMU.

System fakturowania umożliwia bezpośrednie wystawianie faktur i faktur korygujących lub ich zapisywanie (z możliwością późniejszego wydrukowania) dla dowolnej ilości zdefiniowanych rodzajów prowadzonej działalności.
Każdy rodzaj działalności (rodzaj usług) traktowany jest jako oddzielny cennik zawierający własny wykaz pozycji do fakturowania. System umożliwia dopisanie nowej pozycji do słownika w trakcie pracy funkcji wykorzystującej ten słownik.
W systemie definiuje się tzw. rejestry faktur, które decydują o sposobie numeracji faktur (numeracja roczna lub miesięczna) i zapisie formatu numeru faktury.
Numeracja faktur i faktur korygujących odbywa się automatycznie a powołanie się na konkretny numer faktury pozwala na jej modyfikację, usunięcie lub ponowny wydruk. System umożliwia również sporządzanie wydruków użytkowych niezbędnych do analizy sprzedaży w przedsiębiorstwie.

NAJWAŻNIEJSZE CECHY SYSTEMU. 

• System zapewnia chroniony dostęp do aplikacji dla zarejestrowanych użytkowników, tzw. operatorów.
• Każdy zarejestrowany użytkownik (operator) ma swoje hasło.
• Zbiory systemu dzielą się na słowniki, bazy danych o wystawionych fakturach.
• W całym systemie zastosowano jednolitą zasadę obsługi zbiorów słownikowych.
• Słowniki opisywane są przez użytkownika zgodnie z jego potrzebami.
• Istnieje możliwość dopisywania nowych pozycji do słowników w trakcie wykonywania funkcji wykorzystującej dany słownik.
• Wszystkie wydawnictwa mogą być prezentowane na ekranie monitora lub drukowane na drukarkę.

STRUKTURA SYSTEMU.

System fakturowania podzielony jest na moduły różniące się pod względem funkcjonalnym i zawierające charakterystyczne dla siebie rodzaje przeprowadzanych operacji.

WYKAZ MODUŁÓW i FUNKCJI SYSTEMU.

Moduł Słowniki.

Moduł Słowniki zawiera informacje niezbędne w dalszej pracy z systemem.
Użytkownik definiuje sposób numeracji faktur, grupy działalności ( rodzaje cenników ) dla których będzie wystawiał faktury oraz wypełnia dane o kontrahentach i możliwościach zapłaty.
Funkcje:

• Cenniki
• Pozycje cennikowe
• Rejestry faktur
• Sposoby zapłaty
• Teksty do faktur
• Grupy analityk
• Słownik analityk
• Zespoły kontrahentów
• Grupy kontrahentów
• Branże
• Wydziały

  Moduł Wydruki.

  Moduł Wydruki umożliwia sporządzanie różnych wydruków użytkowych pomocnych w analizie sprzedaży w danym przedsiębiorstwie oraz wydruk założonych przez użytkownika słowników.
  Funkcje:
  • Słowniki :
    • Wykaz cenników
    • Wykaz pozycji cennikowych
    • Wykaz rejestrów
    • Wykaz sposobów zapłaty
    • Wykaz branż
    • Wykaz wydziałów
  • Wydruki użytkowe :
    • Rejestr faktur za miesiąc
    • Rejestr korekt za miesiąc
    • Faktury wystawione w okresie
    • Korekty wystawione w okresie
    • Sprzedaż wg wydziałów i branż
    • Wydruk faktury
    • Wydruk korekty
    • Sprzedaż z magazynu
      • Dokumenty sprzedaży w magazynie
      • Sprzedaż w grupach asortymentowych

  Moduł Fakturowanie.

  Moduł Fakturowanie umożliwia sporządzanie faktur oraz faktur korygujących w oparciu o zarejestrowane dane niezbędne do ich wystawienia. Faktury mogą być wystawiane na bieżąco lub zapisywane z możliwością późniejszego wydrukowania. Wystawione faktury mogą być przekazywane do systemu finansowo-księgowego.
  Funkcje:
  • Wystawianie faktur
  • Wydruk faktury
  • Wystawianie korekt
  • Wydruk korekty
  • Specyfikacje
  • Ceny asortymentów w magazynie
  • Księgowanie faktur i korekt

  FAKTUROWANIE.

  Wystawianie faktur.

  W funkcji tej użytkownik rejestruje dane niezbędne do wystawienia faktury.
  Rys.15 Dane nagłówka faktury.

  Sprzedaż z magazynu.

  A. Wystawianie faktury na podstawie wygenerowanego dokumentu WZ. Dane nagłówkowe faktury wprowadzane są na zasadach opisanych powyżej. Istotne jest aby w słowniku cenników został założony cennik EMAT , z którego należy korzystać zawsze przy sprzedaży z magazynu.
  Po wybraniu cennika EMAT na ekranie zostanie wyświetlona lista wystawionych wcześniej w magazynie na wybranego przez nas kontrahenta dokumentów WZ.
  UWAGA!!! Dokumenty WZ muszą być potwierdzone w systemie magazynowym. B. Wystawianie faktury z możliwością jednoczesnego wygenerowania dokumentu WZ. Dane nagłówkowe faktury wprowadzane są na zasadach opisanych powyżej. Istotne jest aby w słowniku cenników został założony cennik EMAT , z którego należy korzystać zawsze przy sprzedaży z magazynu.
  Po wybraniu cennika EMAT użytkownik musi wypełnić dane z formatki dokumentu WZ tj.:
  • magazyn, z którego będą pobierane asortymenty,
  • numer dokumentu WZ,
  • ewentualnie treść,
  • indeks asortymentowy - możliwość skorzystania ze słownika - kartoteki indeksów asortymentowych wybranego magazynu. Opcja dostępna przy użyciu klawisza F5.
  Na ekranie zostaną wyświetlone informacje o cenie ewidencyjnej, cenie sprzedaży, stanie magazynowym i ewentualnie upuście wybranego asortymentu.

  Wystawianie korekt.

  Funkcja umożliwia wystawienie faktury korygującej do wcześniej wystawionej faktury.
  Rys.23 Wystawianie faktury korygującej.

  Przeglądanie faktur.

  Funkcja umożliwia przeglądanie wystawionych faktur. wyboru innej faktury.

  Księgowanie faktur i korekt.

  Funkcja służy do przekazywania wystawionych faktur i faktur korygujących do systemu finansowo-księgowego.

  WYDRUKI

  Słowniki.

  Funkcja umożliwia wydrukowanie "zawartości" wszystkich dostępnych słowników.

  Wydruki użytkowe.

  
  Rejestr faktur za miesiąc. Rejestr korekt za miesiąc.
  W funkcji tej użytkownik uzyska zestawienie sprzedaży w zależności od potrzeb z wyszczególnionymi pozycjami z faktur i faktur korygujących lub zbiorówkę w danym miesiącu i dla określonego rejestru.
  Faktury i korekty wystawione w okresie.
  W funkcji tej użytkownik uzyska zestawienie faktur lub korekt faktur w zależności od potrzeb z wyszczególnionymi pozycjami lub zbiorówkę wystawionych w zadanym okresie czasu i dla określonego rejestru.
  Sprzedaż wg wybranych kryteriów
  Funkcja umożliwia wygenerowanie raportów sprzedaży w zależności od wybranych kryteriów.
  Sprzedaż z magazynu.
  Dokumenty sprzedaży w magazynie.
  Funkcja umożliwia sporządzenie zestawienia sprzedaży z wybranych magazynów posortowanych wg faktur, kontrahentów lub grup asortymentowych w zadanym okresie czasu.
  Sprzedaż w grupach asortymentowych.
  Funkcja umożliwia analizowanie sprzedaży z magazynu z dokładnością do indeksów materiałowych i grup asortymentowych w zadanym okresie czasu.
  Sprzedaż wg grup kontrahentów.
  Funkcja umożliwia sporządzenie analizy sprzedaży kontrahentów w oparciu o utworzone grupy kontrahentów w zadanym okresie czasu.

  EKSPORT DANYCH DO BAZ.

  System INFRA-FAKTURA umożliwia pobranie danych o wystawionych fakturach i fakturach korygujących do baz danych pakietu Microsoft tj. Microsoft Access (*.mdb), Microsoft dBase (*.dbf) .