System finansowo-księgowy INFRA - FK służy do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych. System spełnia wymagania formalno-prawne wynikające z obowiązujących przepisów i z ustawy o rachunkowości. System ma modułową budowę umożliwiającą jego elastyczne wykorzystanie i rozwój.
Poniższy skrócony opis sytemu odnosi się do całości systemu INFRA - FK, jednak konkretna wersja dla użytkownika może zawierać tylko niektóre jego moduły.

Opis ogólny, zakres działania

Wybrane cechy systemu:

• System umożliwia bieżącą i chronologiczną rejestrację operacji gospodarczych przedsiębiorstwa. Dokument źródłowy (dowód księgowy) wprowadzany jest raz, obsługując wszystkie moduły systemu.
• Zapisy na kontach księgi głównej są dokonywane zarówno przez bezpośrednie wprowadzanie danych przez operatora, jak i przez automatyczne księgowania z innych modułów (systemów).
• Dane wprowadzone do sytemu są przetwarzane w czasie rzeczywistym
• System otwarty jest również na integrację z systemami innych firm.
• System pracuje w cyklu dwuletnim tzn. udostępnia dane z roku bieżącego i poprzedniego.
• System pozwala księgować do następnego okresu (miesiąca, roku) przed zamknięciem poprzedniego.
• Istnieje możliwość zdefiniowania dla wybranych grup dokumentów automatycznej dekretacji pełnej lub częściowej.
• Proste wprowadzenie faktur sprzedaży i zakupu w formacie jednego ekranu, z wyliczeniem podatku VAT, sumy wartości netto, wartości brutto, i automatycznym zaksięgowaniem na zdefiniowane konta z możliwością zmiany i uzupełnień
• Możliwość księgowania na konta pozabilansowe, centra zysku, wydzielone miejsca powstawania kosztów, zlecenia produkcyjne, budowy itp.
• Możliwość dopisania konta, kontrahenta, rejestru w trakcie księgowania.
• Rozbudowany help kontekstowy.

Ewidencja księgowa, księga główna.

Ewidencja księgowa jest to główny moduł dokumentujący przeprowadzone operacje księgowe w formie :

• Kartotek za dowolne okresy, na których zapisy ujęte są w chronologii czasu, na kartotece wyodrębniony jest bilans otwarcia. Zapisy sumowane są miesięcznie i narastająco
• Obrotów i sald za dowolne okresy z wyborem kolumn zestawienia: bilans otwarcia, obroty za miesiąc, za okres ,obroty narastające, saldo dwustronne, per saldo.
• Dzienników księgowań, w postaci dziennika głównego i dzienników cząstkowych.

Podstawowym warunkiem prawidłowego i przejrzystego uzyskania danych jest plan kont.
W księdze głównej rozróżnia się następującą strukturę konta :

999-9999-9999999

1 człon (max 3 cyfry) - konto syntetyczne
2 człon (max 4 cyfry) - konto subsyntetyczne
3 człon (max 7 cyfr ) - konto analityczne.
Konto musi mieć określone następujące cechy:

• rodzaj konta tzn. aktywne, pasywne, aktywno-pasywne
• typ konta tzn. bilansowe, pozabilansowe
• konto czynne lub czasowo nieczynne
• czy konto rozrachunkowe ( księgowania na takie konto oprócz dokumentacji księgowej są objęte całym zakresem modułu ROZRACHUNKI) 
• czy naliczać saldo dwustronne

Istnieje możliwość prowadzenia ewidencji pozabilansowej na dowolnej ilości urządzeń zorganizowanych w grupy np. zlecenia, zakłady, gminy itp. Indeks urządzenia posiada max 15 znaków, Użytkownik sam definiuje wykorzystywaną w ramach danej grupy długość symbolu i sposób jego rozdziału.
Prowadzenie kont analitycznych może być dwuwariantowe :

• Konto jest definiowane jako element konta wyższego poziomu w planie kont np.
  • Konto syntetyczne 411 Pozostałe koszty
  • Konto subsyntetyczne 001 Podróże służbowe
  • Konta analityczne
    • 00001 Delegacje
    • 00002 Ryczałty pracownicze
    • 00003 K-ty prywat.sam.LIMIT
    • 00004 K-ty sam.służbowych
• 2. Konta analityczne zorganizowane są w formie list poza planem kont. Listy takie mogą być określane jako urządzenie analityczne na dowolnej ilości kont. Definiując listę-wykaz analityk można wybrać dla każdej z list typ formatu danych np.
  • typ kontrahent - zawierają pełny opis kontrahenta, jego adres, nip, warunki płatności,
  • typ pracownicy - wykaz osob, zawiera imię ,nazwisko, adres, numer rachunku rozliczeniowego, pesel, nip
  • typ inne - nazwa

Program zakłada możliwość księgowania poszczególnych operacji gospodarczych z podziałem na odpowiednie kategorie (rejestry) np. dokumenty bankowe, kasowe, sprzedaży, zakupu, noty memoriałowe, itp. Umożliwia to uzyskanie oprócz kartotek, obrotów i sald dla wybranych kont, również obrotów i sald dla wybranych rejestrów, oraz dzienniki cząstkowe.

Ewidencja - Dodatkowe urządzenia

Dla grup dodatkowych urządzeń w module tym prezentowane są następujące dane :

• obroty i salda dla poszczególnych symboli, układ dodatkowe urządzenia - konta
• obroty i salda układ konta - wybrane dodatkowe urządzenia
• kartoteki zaksięgowanych operacji powiązanych z danym urządzeniem

Moduł ten wykorzystując możliwość przypisania danego dekretu w procesie wprowadzania do wielu dodatkowych urządzeń pozwala na prezentowanie danych w wielu układach, umożliwiając wielostronną analizę zdarzeń gospodarczych w przedsiębiorstwie.

Księgowanie

Dokumenty księgowe mogą być wprowadzane przez wielu operatorów .Każdy z operatorów posiada swój symbol i hasło.
Księgowanie dokumentów rozdzielone jest na dwa etapy :

rejestrację dokumentów księgowych, w trakcie której następuje kontrola prawidłowości wprowadzonych zapisów. W procesie rejestracji dokument można zapamiętać "niezakończony" i później wywołać go do dalszej pracy. W etapie tym dokument można dowolnie modyfikować, usuwać zapisy, poprawiać, drukować według różnych kryteriów.
księgowanie zbilansowanych dokumentów . Proces ten wybiera z wprowadzonych przez operatora dokumentów, według zadanych kryteriów (wybrany m-c, wybrane dokumenty, lub wszystkie), dokumenty zbilansowane i nadając im liczbę porządkową dziennika wpisuje do dziennika głównego, aktualizując zapisy na kontach księgowych.

Dokumenty do księgowania można pogrupować w ramach urządzeń (rejestrów księgowań), przypisując do danej grupy jej cechę związaną z formatem ekranu do wprowadzania danych, jak również z możliwością automatycznych księgowań na podstawie wprowadzonego dokumentu. Przy księgowaniu faktur zakupu i sprzedaży można wprowadzać dane w formacie faktury wprowadzając wartości netto w ramach poszczególnych grup podatkowych, program kontroluje prawidłowość wyliczenia podatku, wylicza wartość brutto z możliwością poprawy, oraz księguje w zdefiniowanym kręgu kont z możliwością uzupełnienia automatycznych księgowań.
We wszystkich formatach księgowanych dokumentów oprócz cech dowodu księgowego, konta można wprowadzić treść operacji(30 znaków), numer dokumentu, datę wystawienia, termin zapłaty, datę zapłaty. Jeżeli konto na które wprowadzana jest operacja jest powiązane z dodatkowymi urządzeniami pozabilansowymi w trakcie księgowania ukazuje się dodatkowa formatka do wprowadzenia symboli tych urządzeń. Ilość różnych urządzeń współpracujących z danym kontem jest nieograniczona.
Nie jest wymagana kolejność księgowań związana z księgowaniem dokumentów bieżących i bilansu otwarcia, jak również korekty bilansu otwarcia. Księgowania te można przeprowadzić w dowolnym momencie okresu obrachunkowego, Jeżeli w poprzednim roku księgi były prowadzone w systemie INFRA-FK, dokonane zostanie automatyczne przekształcenie bilansu zamknięcia w bilans otwarcia /zamknięcie roku/. Przed ostatecznym przekształceniem BZ w BO można wielokrotnie dokonać księgowania tzw. pierwszej wersji bilansu według aktualnego stanu ksiąg , zostawiając rok poprzedni otwarty do księgowania.
W trakcie realizacji funkcji wprowadzania dokumentów możemy wywołać do obsługi wiele funkcji pomocniczych , np.

• przeglądanie i aktualizację plan kont, wykazu kontrahentów, rejestrów
• przeglądanie kartotek księgowych, dowodów z dziennika księgowań, kartotek nierozrachowanych operacji

Działania te nie przerywają funkcji wprowadzania dokumentów.

Rozrachunki

Moduł ROZRACHUNKI umożliwia kompleksową kontrolę, analizę i zautomatyzowanie rozrachunków z dostawcami, odbiorcami lub innymi grupami rozrachunkowymi np. z pracownikami. Grupa rozrachunkowa jest dowolnie konstruowana przez użytkownika.
Wszystkie informacje w rozrachunkach można uzyskiwać w wielokryterialnym przekroju tj.

• wybór według dowolnego stanu księgowań
• wybór danych dla przedziału kontrahentów, wybranych kontrahentów, kontrahentów z danych miejscowości, grup kontrahentów (dowolnie konstruowanych przez użytkownika), 'masek' wyboru operujących na symbolu kontrahenta. Tak zdefiniowany wybór można ograniczyć do zapisów na konkretnych kontach, lub analizować wszystkie zapisy jakie wystąpiły u danego kontrahenta.

W module można wyodrębnić następujące grupy uzyskiwanych informacji:

• Kartoteki nierozrachowanych operacji, rozrachowanych, wszystkich
• Listy należności, zobowiązań, łącznie należności i zobowiązań - nierozrachowanych, przeterminowanych.
• Specyfikacje należności i zobowiązań przeterminowanych z podziałem na okresy przeterminowania ( np. 3 m-ce, 6 m-cy, 9 m-cy itp.)
• Analizy sald i obrotów kontrahentów za dowolne okresy, zestawienia kilku okresów (miesięcy, kwartałów, półrocza itp. z możliwością uporządkowania według wielkości kwot rosnąco lub malejąco.
• Analizy wpływów w danym okresie, wpływów przewidywanych
• Analizy wydatków poniesionych, przewidywanych ze specyfikacją faktur do zapłacenia na dany dzień.

Moduł ROZRACHUNKI emituje:

• Wezwania do zapłaty,
• Noty odsetkowe,
• Potwierdzenia sald.

Dla wszystkich tych dokumentów można tworzyć dowolną ilość wzorów formularzy, wprowadzając dowolne treści do tych dokumentów.
Przy drukowaniu Upomnień/Wezwań do zapłaty pamiętany jest poziom (krotność) upomnienia z dokładnością do faktury. Decydując o wysyłaniu upomnień możemy jako kryterium wyboru podać poziom upomnienia. Dla każdego z nich można zastosować inny wzór formularza.
Noty odsetkowe są naliczane do archiwum, każda nota dostaje numer narastający w roku. Z archiwum można naliczone noty wielokrotnie drukować, przeglądać archiwum według okresów, lub według danych kontrahenta. Drukować listy wystawionych not odsetkowych.
Naliczenie not odsetkowych jest możliwe dla faktur zapłaconych. Możliwa jest również symulacja wartości odsetek dla należności nieuregulowanych, przy przyjęciu określonej daty zapłaty.

Ewidencja podatnika VAT

Dla zdefiniowanych przez użytkownika rejestrów sprzedaży i zakupu drukowane są wykazy faktur w układzie wzorów rejestrów VAT. Wbudowana jest możliwość kwalifikacji do VAT-u w zależności od daty zakupu/dostawy, lub daty sprzedaży co oznacza że faktury księguje się w ciężar m-ca w którym dokonano zakupu, a program sam w zależności od ww. dat kwalifikuje je do właściwego m-ca podatkowego.
Dane z rejestrów dostępne są w dowolnym momencie eksploatacji systemu. Wszystkie rejestry mogą być drukowane według poszczególnych faktur, oraz jako zbiorcze zestawienie rejestrów w układzie danych do deklaracji VAT7.

Przelewy

System INFRA - FK umożliwia wydruk przelewów automatyczny, lub "manualny".
Wydruk automatyczny polega na tym, że system wybiera niezapłacone faktury zobowiązań dla których nie był jeszcze drukowany przelew i albo drukuje przelew dla tych faktur, albo umożliwia wybranie sporód nich tych które chcemy umieścić na przelewie. Przy tej metodzie każdy przelew dostaje numer kolejny i na kartotece kontrahenta przy fakturach pamiętany jest numer przelewu którym ta faktura była zapłacona.
Moduł przelewy można również wykorzystać do wystawiania przelewów poprzez wpisanie dyspozycji na przelew. Automatycznie pobrane zostają dane dłużnika i dane wierzyciela.
Dodatkowo na odcinku potwierdzającym przelew jest umieszczony dekret pod potrzeby systemu INFRA - FK.

Kompensaty

Dla wybranych kontrahentów dla których występują należności i zobowiązania możemy dokonać automatycznej kompensaty należności i zobowiązań według stanu księgowań za dowolny okres.
Moduł kompensat umożliwia automatyczne uzyskanie wykazu wzajemnie kompensowanych faktur należności i zobowiązań, ze wskazaniem faktury która stanowi saldo kompensaty. Faktury kompensowane są według starszeństwa terminów zapłat. Wykaz faktur do kompensaty może być wyemitowany w formie pisma do kontrahenta informującego go o dokonanej kompensacie.
Wykorzystać moduł kompensat możemy w zakresie :

• wyemitowania listy (pisma) kompensowanych faktur należności i zobowiązań
• automatycznego zaksięgowania noty kompensującej

Dla kontrahentów z którymi stale kompensuje się należności i zobowiązania , można do ich kartoteki wprowadzić informację, że dokonujemy kompensaty i wtedy program do kompensat będzie wybierał tylko takich kontrahentów.

Automatyczne polecenia księgowań, rozliczenie kosztów

Moduł automatycznych poleceń księgowań pozwala na automatyzację cyklicznych księgowań i przeksięgowań, z możliwością kontroli tworzonych zapisów księgowych z ustalonymi warunkami.. Wykorzystując ten moduł możemy zautomatyzować proste księgowania polegające na przeksięgowywaniu kwot pomiędzy kontami (np. przeksięgowanie na wynik finansowy, przeksięgowanie zebranego podatku VAT na konto rozliczeniowe itp.), jak również dokonać rozliczenia i przeksięgowania kosztów, z automatycznym wyliczeniem wskaźników do rozliczenia.
Po jednorazowym opisaniu metod przeksięgowywania i ewentualnej aktualizacji w miarę potrzeb, w zadanym cyklu wywoływane są automatyczne księgowania, i z cechami dowodu księgowego nadanymi przez użytkownika generowane są do dziennika księgowań zapisy na podstawie zdefiniowanej metody księgowań.