Ogólny opis i zakres działania podsystemu.

Podsystem służy do ewidencji stanów i obrotów materiałami, wyrobami gotowymi, towarami, opakowaniami i innymi asortymentami, dla których prowadzi się kartoteki ilościowo-wartościowe lub tylko ilościowe.
W ujęciu podmiotowym podsystem grupuje dane związane z przedmiotem ewidencji w układzie:

• przedsiębiorstwo,
• zakłady w ramach przedsiebiorstwa,
• magazyny w ramach zakładu.

Dodatkowo dane dotyczące zużycia materiałów można grupować na stanowiska kosztów i zlecenia produkcyjne, budowy, wydziały i inne komórki organizacyjne.
Podsystem pracuje w cyklu dwuletnim udostępniając dane roku bieżącego i ubiegłego Okresem obrotowym są miesiące i rok.
Podsystem umożliwia pracę w czasie rzeczywistym, a największe efekty osiąga się, gdy stacje robocze rozmieszone są bezpośrednio w komórkach organizacyjnych dysponujących ewidencjonowanymi asortymentami (np. w magazynach).
Wycena ewidencjonowanych zapasów i obrotów możliwa jest wg następujących metod:

• rzeczywiste ceny zakupu,
• ceny średnio-ważone,
• ceny średnio-ważone narastające,
• ceny ewidencyjne,
• bez ceny (dla ewidencji tylko ilościowej).

Możliwa jest ewidencja pojedyńczego asortymentu wg trzech jednostek miary równocześnie, za pomocą odpowiednio zdefiniowanych przeliczników.
Symbolika asortymentów może być oparta o SWW, KTM, CPA, HS/CN lub własną systematykę opracowaną przez użytkownika.
Podsystem zapewnia śledzenie stanów magazynowych minimalnych i/lub maksymalnych, jak również asortymentów niewykazujących ruchu.
Istnieje pełna integracja z innymi podsystemami informatycznymi:

• finansowo-księgowym w zakresie dekretacji i księgowania obrotów magazynowych oraz ewidencji kosztów zużycia materiałowego,
• zakupów w zakrese przyjęcia do magazynu
• sprzedaży w zakresie ewidencji sprzedanych asortymentów,
• rejestr VATw zakresie tabeli VAT
• wyposażenia w zakresie wspólnych indeksów asortymentowych i automatycznego księgo- wania dokumentów wystawionych na okoliczność przekazania wyposażenia ze składu magazynowego do bezpośredniego użytkowania przez materialnie odpowiedzialnych.

Prowadzona jest syntetyczna i analityczna kartoteka dostawców i odbiorców związana z obrotem magazynowym (zakupy i sprzedaż).
Podsystem opracowany został zgodnie z zasadami zawartymi w aktualnej Ustawie o Rachunkowości.
Wyposażony jest w bardzo rozbudowany mechanizm pomocy, tzw help kontekstowy i ogólny. Otwarty jest na integrację z systemami informatycznymi innych firm.

Dysponowanie dokumentów

Wszystkie dokumenty wprowadzane do podsystemu wprowadzane są najpierw do kartoteki dyspozycyjnej. W kartotece tej mogą być dowolnie modyfikowane do chwili zaksięgowania ich na kartoteki magazynowe ilościowo-wartoścowe.
Podsystem rejestruje i prezentuje on line aktualny stan dyspozycyjny zapasu na każdej kartotece asortymentowej uwzględniając operacje zadysponowane na wszystkich stacjach roboczych.
Dane z dokumentów źródłowych mogą być wprowadzane do systemu przez wielu operatorów, zgodnie z przydzielonymi im uprawnieniami do uruchamiania poszcze- gólnych funkcji systemu. Każdy operator ma przydzielony identyfikator i hasło. Wszystkie operacje wprowa- dzone przez operatora oznaczone są jego identyfikatorem.
W czasie dysponowania dokumentów źródłowych, można generować ich wydruki w formie spełniającej wymogi ustawy o rachunkowości, co zwalnia użytkownika od obowiązku ręcznego ich wypełniania.
Dokumenty źródłowe można wprowadzać zarówno do bieżącego miesiąca obrotowego, jak też do miesięcy następnych. To samo dotyczy przełomu roku obrotowego W procesie dysponowania dokumentu podsystem dokonuje ścisłej kontroli poprawności danych w nim zawartych. Zadysponowane dokumenty można modyfikować w sposób dowolny do chwili przekazania ich z kartoteki dyspozycyjnej do kartoteki magazynowej.
Podsystem wyposażony jest w wiele funkcji automatycznego dysponowania dokumentów, np. przesunięć międzymagazynowych, przesunięć z kartoteki magazynowej na kartotekę wyposażenia itp.
W czasie dysponowania można przywołać wiele funkcji pomocniczych, np. aktualizacja słownika zleceń, kont księgowych, miejsc powstawania kosztów, grup i rodzajów asorty- mentów, kartotek magazynowych, itd.

Księgowanie zadysponowanych dokumentów .

Księgowanie dokumentów wprowadzonych do podsystemu (zadysponowanych) przebiega w trzech fazach:

• a) potwierdzanie realizacji zadysponowanych dokumentów,
• b) akceptacja przez służby finansowo-księgowe. Fazę tę można pominąc, jeżeli w czasie dysponowania dokumentów zostaną wprowadzone wszystkie dane dot. kont księgowych i zleceń produkcyjnych lub gdy zdefiniowane są automa- tyczne dekrety do podsystemu finansowo-księgowego,
• c) przeksięgowanie z kartoteki dyspozycyjnej do właściwych urządzeń księgowych prowadzonych przez podsystem, m.in.:
  • dziennik główny,
  • kartoteka magazynowa ilościowo-wartościowa,
  • zestawienie obrotów i stanów magazynowych,
  • kartoteka zleceń produkcyjnych, budów itp.,
  • kartoteka dostawców,
  • kartoteka odbiorców,

Dokument raz wprowadzony do podsystemu obsługuje wszystkie urządzenia księgowe. Po zaksięgowaniu dokumentów źródłowych, błędne zapisy mogą być modyfikowane jedynie za pomocą dokumentów korygujących (zgodnie z ustawą o rachunkowości).

Wydruki księgowe.

Moduł ten zawiera funkcje realizujące wydawnictwa wynikowe ukierunkowane głów- nie dla służb finansowo-księgowych. Są to wydawnictwa prezentujące dane podsta- wowych urządzeń księgowych prowadzonych przez podsystem, m.in.:

• dziennik główny i dzienniki cząstkowe,
• zestawienie obrotów i stanów (ze specyfikacją bilansu otwarcia),
• kartoteka magazynowa (ilościowo-wartościowa),
• kartoteka zleceń produkcyjnych, budów, itp.,
• kartoteka dostawców,
• kartoteka odbiorców,

Wszystkie wydawnictwa można kierować na drukarkę, na ekran (z możliwością wy- rafinowanego przeglądania) lub do pliku tekstowego na wybrane urządzenie. Wydawnictwa zawierają wszystkie niezbędne elementy wymagane przez ustawę o rachunkowości, np. stronicowanie, odpowiednie oznaczenia, przenoszenia sum między stronami, itd.
Wydawnictwa można uzyskiwać w dowolnym czasie i za dowolne okresy obrotowe w ramach prowadzonego przez podsystem cyklu dwuletniego. Można też tworzyć i przeglądać wydawnictwa archiwalne za dowolne okresy sprzed aktualnego cyklu.

Obsługa zbiorów słownikowych.

W module tym zawarto funkcje obsługujące wszystkie zbiory słownikowe podsystemu. Obsługa polega na dopisaniu nowych danych do słowników, ich modyfikacji, usuwaniu lub wydruku/przeglądaniu. Funkcje te zawierają algorytmy kontrolujące modyfikowane dane słownikowe, celem zapewnienia ich spójności i właściwych relacji.
Wszystkie funkcje obsługujące zbiory słownikowe dostępne są również z poziomu funkcji wchodzących w skład innych modułów podsystemu. Np. w czasie dysponowania dokumentu żródłowego można dopisywać lub aktualizować; indeks asortymentowy, zlecenie produkcyjne, konto księgowe, kontrahenta czy nawet nowy magazyn itd. Ze zbiorów słownikowych korzysta help kontekstowy i ogólny podsystemu.

Zamknięcia okresów obrotowych.

Podsystem wymaga zamykania okresów obrotowych, tj. miesięcy i roku. Funkcje zamykania okresów obrotowych zapewniają zachowanie zasady ciągłości bilansowej ewidencjonowanych przedmiotów dla każdego podmiotu, dla którego prowadzona jest ta ewidencja. Bilans zamknięcia przekształcany jest automatycznie w bilans otwarcia. Podsystem blokuje możliwość dysponowania dokumentów źródłowych do zamkniętych okresów obrotowych. Pozwala natomiast dysponować do następnych okresów.

Inwentaryzacja.

Zgrupowano tu funkcje związane z procesem inwentaryzacji, m.in.:

• tworzenie arkuszy spisowych,
• aktualizacji arkuszy,
• wydawnictwa związane z inwentaryzacją,
• automatyczne księgowanie różnic inwentaryzacyjnych na kartoteki magazynowe poprzez kartotekę dyspozycyjną.

Arkusze spisowe można uporządkować wg; grup, symboli lub nazw asortymentów, a nawet wg miejsca składowania. Ułatwia to znakomicie prace komisji inwentaryza- cyjnej i komórce rozliczającej wyniki inwentaryzacji. Podsystem umożliwia również przeprowadzenie inwentaryzacji wyrywkowej. Arkusze i pozycje arkuszy są numerowane przez podsystem. Numeracja ta służy do odwo- ływania się do poszczególnych pozycji w procesie aktualizacji i rozliczania różnic inwenta- ryzacyjnych. Z procesu inwentaryzacji podsystem sporządza polecenie księgowania.

Przecena cen zapasów.

Zapasy można przeceniać za pomocą funkcji systemowych, m.in. następującymi metodami:

• współczynnikową - zmiana ceny za pomocą określonego współczynnika,
• bezpośrednią - podanie nowej ceny wprost dla określonego asortymentu,
• wg najwyższej ceny - zmiana aktualnej ceny na występującą najwyższą cenę danego asortymentu.

Na okoliczność przeceny podsystem sporządza odpowiedni dokument źródłowy i księ- guje go na kartoteki magazynowe, poprzez kartotekę dyspozycyjną. Sporządza również polecenie księgowania dla systemu finansowo-księgowego. Moduł ten zawiera również wydawnictwa wynikowe związane z przeceną.

Analizy

Podsystem analizuje gospodarkę magazynpową w sposób wieloprzekrojowy. Analiza dokonywana jest w czasie i przestrzeni. Z przykładowych analiz warto wymienić:

• analiza asortymentów niewykazujących ruchu w określonym czasie i wybranym magazynie,
• analiza struktury wiekowej zapasów,
• analiza syntetyczna lub analityczna obrotu dla wybranego rodzaju lub wszystkich asortymentów,
• ranking dostawców lub odbiorców,
• analiza obrotu poszczególnymi dokumentami źródłowymi lub ich grupami.

Sprawozdawczość

Podsystem dokonuje stosownych obliczeń i drukuje sprawozdania wymagane przez GUS w zakresie ewidencjonowanych danych, np. sprawozdanie Gm-05.